Regulamin zapisów na szkolenia

§ 1. Postanowienia ogólne i dane kontaktowe

1. Regulamin określa zasady zgłaszania udziału w szkoleniach i webinarach organizowanych przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu prolaboria.pl lub drogą elektroniczną, zasady zamawiania dostępu do E-learningu, a także zasady zawierania i realizacji umów zawieranych na odległość.
2. Szkolenia zamknięte, realizowane dla organizacji na podstawie indywidualnej oferty lub umowy, odbywają się na warunkach w niej określonych. Regulamin stosuje się do nich w zakresie, w jakim oferta lub umowa nie stanowi inaczej.
3. W sprawach dotyczących Zgłoszeń i reklamacji należy kontaktować się z Usługodawcą używając następujących danych kontaktowych:
   • adres e-mail: biuro@prolaboria.pl
   • telefon: +48 606 605 635
   • formularz kontaktowy dostępny w Serwisie
4. Usługodawca udostępnia nieodpłatnie Regulamin przed złożeniem Zgłoszenia lub Zamówienia, w sposób umożliwiający jego utrwalenie i wydrukowanie.
5. Warunkiem złożenia Zgłoszenia lub Zamówienia jest akceptacja postanowień niniejszego Regulaminu.
6. Ceny podane w Serwisie są podane w polskich złotych i są cenami brutto (uwzględniają podatek VAT).
7. Informacje o Usługach podane w Serwisie nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, a są jedynie zaproszeniem do zawarcia umowy.

§ 2. Definicje

§ 3. Wymagania techniczne

1. Do korzystania z Serwisu i udziału w Usługach realizowanych online potrzebne są:
   • dostęp do Internetu
   • aktualna przeglądarka internetowa
   • aktywne konto poczty e-mail
2. Klient może korzystać z Serwisu w sposób zgodny z Regulaminem i przepisami prawa.

§ 4. Zgłoszenia i zawarcie umowy

1. Zgłoszenie można złożyć za pomocą formularza dostępnego w Serwisie lub wysyłając wiadomość na adres biuro@prolaboria.pl.
2. W Zgłoszeniu należy podać:
   • wybraną Usługę i jej termin
   • imię i nazwisko oraz opcjonalnie nazwę firmy
   • adres (kraj, ulica, numer budynku, kod pocztowy, miasto) — na potrzeby faktury
   • numer telefonu
   • adres e-mail
   • akceptację Regulaminu
3. Wysłanie Zgłoszenia stanowi oświadczenie woli zawarcia umowy o świadczenie Usługi.
4. Usługodawca potwierdza przyjęcie Zgłoszenia wiadomością e-mail wysłaną na podany adres. Umowa zostaje zawarta z chwilą wysłania tego potwierdzenia. Jeśli Klient wybrał płatność online, umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia płatności przez operatora płatności, a Usługodawca niezwłocznie potwierdza to wiadomością e-mail.

§ 5. Ceny i płatności

1. Ceny Usług i E-learningu zawierają wszystkie podatki wymagane przepisami (w tym VAT).
2. Usługodawca zastrzega prawo do zmiany cen, wprowadzania nowych Usług i promocji. Zmiany nie dotyczą Zgłoszeń i Zamówień potwierdzonych przed ich wprowadzeniem.
3. Klient dokonuje zapłaty jedną z form płatności wskazanych powyżej.
4. Do każdej Usługi i każdego Zamówienia wystawiana jest faktura elektroniczna.

§ 6. Realizacja Usług

1. Przed terminem Usługi Usługodawca przesyła na wskazany adres e-mail informacje organizacyjne, a w przypadku Usług online — link do platformy zdalnej komunikacji.
2. Usługi stacjonarne odbywają się w miejscu wskazanym w opisie Usługi lub w potwierdzeniu Zgłoszenia.

§ 7. Zamówienia e-learningu

1. E-learning jest przeznaczony dla pracodawców i innych organizacji, które zapewniają dostęp swoim pracownikom lub współpracownikom. Zamówienie składa się za pomocą formularza zamówienia w Serwisie, podając liczbę Użytkowników (od 1 do 249), dane firmy do faktury, w tym NIP, oraz dane osoby kontaktowej, która zostaje Osobą HR. Dostęp dla większej liczby Użytkowników oraz wersję E-learningu dopasowaną do organizacji Usługodawca wycenia indywidualnie.
2. Cena jest ceną brutto za jednego Użytkownika, zgodną z cennikiem w Serwisie w chwili złożenia Zamówienia. Całe Zamówienie rozliczane jest według progu cenowego, w który mieści się zamówiona liczba Użytkowników.
3. Umowa zostaje zawarta:
   • przy płatności online — z chwilą potwierdzenia płatności przez operatora płatności; Usługodawca niezwłocznie potwierdza zawarcie umowy wiadomością e-mail,
   • przy przelewie — z chwilą wysłania przez Usługodawcę wiadomości e-mail potwierdzającej Zamówienie wraz z danymi do płatności; samo złożenie Zamówienia nie oznacza jeszcze zawarcia umowy.
4. Po zaksięgowaniu płatności Usługodawca uruchamia dostęp: zakłada na Platformie konto organizacji Klienta z określoną liczbą miejsc i wysyła zaproszenie na adres e-mail Osoby HR podany w Zamówieniu. Przy płatności online dostęp uruchamia się automatycznie, a jeśli nie jest to możliwe — Usługodawca uruchamia go niezwłocznie i informuje o tym Klienta. Przy przelewie termin uruchomienia Usługodawca podaje w potwierdzeniu Zamówienia. Jeśli adres e-mail z Zamówienia należy już do Osoby HR organizacji Klienta na Platformie, nowe miejsca dopisywane są do tej organizacji.
5. Dostęp do E-learningu trwa 12 miesięcy od jego uruchomienia. Osoba HR zaprasza Użytkowników; każdy zaproszony Użytkownik zajmuje jedno z zamówionych miejsc. Miejsce jest przypisane do jednej osoby — konta i linków do logowania nie można udostępniać innym osobom. Osoba HR może wypisać Użytkownika, który nie ukończył kursu — jego miejsce się wtedy zwalnia, a postęp tej osoby zostaje usunięty.
6. Klient może zapewniać dostęp wyłącznie osobom ze swojej organizacji, w tym współpracownikom. Dostępu nie można odsprzedawać ani udostępniać innym podmiotom.
7. Dokupienie dostępu dla nowych pracowników: dopóki trwa dostęp z wcześniejszego Zamówienia na ten sam kurs (do 12 miesięcy od jego uruchomienia), Klient może dokupić dowolną liczbę miejsc, także pojedynczo, w cenie za Użytkownika z tamtego Zamówienia — a jeśli dokupowana liczba miejsc mieści się w progu z niższą ceną, w cenie tego progu. Warunkiem jest zaznaczenie tej opcji w formularzu zamówienia oraz podanie NIP i adresu e-mail Osoby HR zgodnych z kontem organizacji Klienta na Platformie. Dokupione miejsca dopisywane są do organizacji Klienta, a dostęp dla nich trwa 12 miesięcy od ich uruchomienia.
8. Materiały E-learningu są chronione prawem autorskim. Klient i Użytkownicy mogą z nich korzystać wyłącznie w ramach E-learningu, na własny użytek; nie wolno ich kopiować, rozpowszechniać ani udostępniać osobom bez dostępu.
9. E-learning ma charakter szkoleniowy i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie. Przeszkolenie Użytkowników jest jednym ze sposobów realizacji obowiązku przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji i pozwala go udokumentować, ale nie zastępuje innych działań wymaganych od pracodawcy przepisami prawa pracy.
10. Usługodawca dba o to, by Platforma działała bez przerw. Mogą jednak wystąpić przerwy potrzebne do konserwacji lub usunięcia awarii — o planowanych przerwach Usługodawca informuje z wyprzedzeniem, jeśli to możliwe.

§ 8. Reklamacje

1. Usługodawca odpowiada wobec Klienta za niezgodność Usługi lub E-learningu z umową.
2. Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację Klienta, opis problemu oraz oczekiwany sposób jego rozwiązania.
3. Reklamacje należy przesyłać na adres: biuro@prolaboria.pl
4. Usługodawca ustosunkuje się do reklamacji w terminie 14 dni.
5. Konsumentowi i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługują uprawnienia z tytułu niezgodności treści cyfrowej lub usługi cyfrowej z umową określone w ustawie o prawach konsumenta — w szczególności żądanie doprowadzenia E-learningu do zgodności z umową, obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy.

§ 9. Odstąpienie od umowy

1. Konsument oraz Przedsiębiorca na prawach konsumenta, który zawarł umowę na odległość, może w terminie 14 dni od jej zawarcia odstąpić od niej bez podawania przyczyny, z zastrzeżeniem ust. 4–5. Wystarczy wysłać oświadczenie o odstąpieniu, np. na adres biuro@prolaboria.pl. Można, ale nie trzeba, skorzystać z wzoru formularza odstąpienia stanowiącego załącznik nr 2 do ustawy o prawach konsumenta.
2. Usługodawca zwraca płatność w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia, w taki sam sposób, w jaki została dokonana, chyba że Klient zgodzi się na inny sposób zwrotu.
3. Jeśli na wyraźne żądanie Klienta świadczenie Usługi rozpoczęło się przed upływem terminu na odstąpienie, Klient, który odstępuje od umowy, płaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia.
4. Prawo odstąpienia nie przysługuje w odniesieniu do Usługi, która została w pełni wykonana za wyraźną zgodą Klienta, poinformowanego przed rozpoczęciem świadczenia, że po jego spełnieniu utraci prawo odstąpienia od umowy.
5. E-learning jest treścią cyfrową niedostarczaną na nośniku materialnym, a dostęp do niego uruchamiany jest zaraz po zaksięgowaniu płatności. Dlatego warunkiem złożenia Zamówienia jest wyraźne żądanie Klienta, by Usługodawca uruchomił dostęp przed upływem terminu na odstąpienie od umowy, oraz przyjęcie do wiadomości, że z chwilą uruchomienia dostępu Klient traci prawo odstąpienia od umowy (art. 38 ust. 1 pkt 13 ustawy o prawach konsumenta). Klient składa te oświadczenia w formularzu zamówienia, a Usługodawca potwierdza je w wiadomości e-mail potwierdzającej zawarcie umowy.
6. Prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość nie przysługuje Klientom, którzy nie są Konsumentami ani Przedsiębiorcami na prawach konsumenta.

§ 10. Odpowiedzialność

1. Wobec Klienta, który nie jest Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jest ograniczona do wysokości ceny zapłaconej za Usługę lub Zamówienie, którego dotyczy roszczenie, i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
2. Ograniczenie z ust. 1 nie dotyczy Konsumentów ani Przedsiębiorców na prawach konsumenta.

§ 11. Powierzenie przetwarzania danych osobowych (E-learning)

1. Administratorem danych osobowych Użytkowników i Osób HR, które Klient przekazuje Usługodawcy albo które powstają podczas korzystania z Platformy przez osoby zaproszone przez Klienta, jest Klient. Zawierając umowę o dostęp do E-learningu, Klient powierza Usługodawcy przetwarzanie tych danych na zasadach określonych w tym paragrafie, który stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO.
2. Usługodawca przetwarza powierzone dane wyłącznie w celu udostępnienia E-learningu: prowadzenia kont, wysyłki zaproszeń, linków do logowania i przypomnień, zapisu przebiegu szkolenia, raportowania postępów Osobie HR oraz wydawania certyfikatów i weryfikacji ich autentyczności — przez czas trwania dostępu, a po jego zakończeniu do czasu usunięcia danych zgodnie z ust. 8.
3. Powierzone dane obejmują: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, nazwę organizacji, rolę na Platformie, przebieg szkolenia i wyniki quizów oraz testu końcowego, dane certyfikatu, a także dane o logowaniu i urządzeniach. Dotyczą one pracowników i współpracowników Klienta zaproszonych na Platformę oraz Osób HR.
4. Usługodawca:
   • przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta — poleceniem są Regulamin oraz działania Osoby HR na Platformie,
   • zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania ich w tajemnicy,
   • stosuje środki bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 RODO,
   • pomaga Klientowi w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, oraz w wywiązywaniu się z obowiązków z art. 32–36 RODO,
   • bez zbędnej zwłoki zawiadamia Klienta o stwierdzonym naruszeniu ochrony powierzonych danych,
   • udostępnia Klientowi informacje potrzebne do wykazania spełnienia tych obowiązków i umożliwia przeprowadzenie audytu, po wcześniejszym uzgodnieniu jego terminu i zakresu.
5. Klient wyraża ogólną zgodę na dalsze powierzenie przetwarzania danych dostawcom usług, z których korzysta Platforma: Vercel Inc. (hosting), Neon (baza danych) i Resend (wysyłka wiadomości e-mail). O zamiarze zmiany lub dodania dostawcy Usługodawca informuje Klienta, który może zgłosić sprzeciw. Dalszy podmiot przetwarzający podlega tym samym obowiązkom ochrony danych co Usługodawca.
6. Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie przy zastosowaniu zabezpieczeń przewidzianych w RODO — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych.
7. Klient oświadcza, że ma podstawę prawną do przekazania Usługodawcy danych Użytkowników i Osób HR oraz że poinformował te osoby o przetwarzaniu ich danych w związku z E-learningiem.
8. Po zakończeniu świadczenia usług Usługodawca usuwa powierzone dane — wcześniej Klient może pobrać na Platformie raport postępów Użytkowników. Dane certyfikatów mogą być przechowywane dłużej, w zakresie i przez okres wskazany w polityce prywatności Platformy, aby można było potwierdzić ukończenie szkolenia. Usługodawca nie usuwa danych, których przechowywania wymagają przepisy prawa.
9. Administratorem danych osób, które reprezentują Klienta przy zawieraniu i wykonywaniu umowy, jest Usługodawca — zasady opisuje polityka prywatności.

§ 12. Postanowienia końcowe

1. Umowy zawierane są w języku polskim w oparciu o przepisy prawa polskiego.
2. Usługodawca zastrzega prawo do zmian Regulaminu z ważnych przyczyn, np. zmiany przepisów lub sposobu świadczenia usług. Zmiany nie dotyczą umów zawartych przed ich wejściem w życie.
3. Postanowienia Regulaminu dotyczące Konsumenta stosuje się do Przedsiębiorcy na prawach konsumenta w zakresie przewidzianym w ustawie o prawach konsumenta.
4. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń, np. z bezpłatnej pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów.
5. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy o prawach konsumenta.
6. Spory rozstrzygane są przez sądy właściwe zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego.

Regulamin obowiązuje od: 15.10.2026