Komisja wyjaśniająca to kluczowy element systemu przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w organizacji. W tym artykule odpowiadam na najczęściej zadawane pytania dotyczące jej funkcjonowania.
1Co to jest komisja wyjaśniająca?
Komisja wyjaśniająca jest organem doradczym pracodawcy, który jest powoływany w celu wyjaśnienia zgłoszeń składanych przez pracowników w sprawach dotyczących działań niepożądanych w organizacji, tj. mobbing, dyskryminacja, naruszenie zasad współżycia społecznego, czy konflikt.
Ważne: Odpowiedzialność za działanie komisji wyjaśniającej ponosi pracodawca.
2Na jakiej podstawie działa komisja wyjaśniająca?
Należy zaznaczyć, że przepisy kodeksu pracy nie regulują kwestii działania komisji wyjaśniającej. Praktyka jej powoływania wynika z obowiązków zawartych w:
- Art. 94³ §1 kodeksu pracy - pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać mobbingowi
- Art. 94 pkt 2b kodeksu pracy - pracodawca jest obowiązany przeciwdziałać dyskryminacji
W jaki sposób pracodawca to uczyni, uzależnione jest od specyfiki zakładu pracy i potrzeb. Dziś coraz częstszą praktyką staje się wdrażanie polityk wewnętrznych w zakresie przeciwdziałania działaniom niepożądanym oraz działanie komisji wyjaśniających, gdy wpłynie zgłoszenie ze strony pracownika.
3W jakim dokumencie powinien być opisany sposób działania komisji?
Przepisy kodeksu pracy nie stawiają wymagań w tym zakresie, jednak najczęstszą praktyką jest wdrożenie w organizacji polityki przeciwdziałania działaniom niepożądanym, gdzie opisany będzie:
- Sposób powoływania komisji wyjaśniającej
- Sposób procedowania w przypadku wpłynięcia zgłoszenia
Polityka może stanowić także część regulaminu pracy, jednak najważniejszą kwestią pozostaje konieczność zaznajomienia się przez pracowników z postanowieniami polityki.
4Jakie są najważniejsze zasady działania komisji wyjaśniającej?
Pamiętaj: Komisja wyjaśniająca nie jest sądem – nie rozstrzyga spraw spornych, ale pomaga w ich rozwiązaniu i wyjaśnieniu. Jest więc organem opiniującym.
5Kto może zasiadać w komisji wyjaśniającej?
Skład komisji wyjaśniającej uzależniony jest od brzmienia wewnętrznej polityki. Przepisy kodeksu pracy nie narzucają, kto ma zasiadać w komisji wyjaśniającej.
Rekomenduje się jednak, by były to osoby, które:
- Mają wiedzę z zakresu prawa pracy
- Prezentują psychologiczne rozumienie zjawisk, które mają miejsce w danej sprawie
Dobre rozwiązanie: Przyjęcie składu mieszanego, w którym będą zasiadać zarówno osoby z organizacji, jak również eksperci zewnętrzni, co zwiększa obiektywizm komisji.
6Jaka wiedza jest niezbędna do prowadzenia postępowania?
Członkowie komisji wyjaśniających powinni posiadać wiedzę z zakresu prawa pracy, co jest przydatne do rozpoznawania działań niepożądanych, takich jak mobbing, dyskryminacja, naruszenie zasad współżycia społecznego.
Uwaga: Nie jest wystarczające jedynie przeczytanie przepisów z kodeksu pracy!
Członkowie komisji powinni:
- Mieć dogłębną i praktyczną wiedzę w zakresie stosowania przepisów
- Znać potrzebne orzecznictwo w danym obszarze
- Posiadać umiejętność rozmowy i zadawania odpowiednich pytań (niesugerujących, nieoceniających)
ProLaboria – z myślą o relacjach w pracy oferuje szeroką gamę szkoleń dla członków komisji wyjaśniających, z uwzględnieniem zarówno aspektów prawnych, jak i psychologicznych.
7Jak przebiega postępowanie wyjaśniające?
Rozmowa z osobą zgłaszającą
Członkowie komisji zapraszają wyłącznie jedną osobę, ze względu na poufny charakter postępowania.
Opracowanie protokołu
W trakcie rozmowy opracowywany jest protokół, który będzie załącznikiem do raportu końcowego.
Rozmowa z osobą, której dotyczy zgłoszenie
Zapraszana jest osoba, której zgłoszenie dotyczy, a także osoby, które mają wiedzę w danej sprawie.
Decyzja w sprawie
Strony informowane są o decyzji, którą podejmuje dyrekcja lub zarząd.
8Jak prowadzić rozmowę w ramach komisji wyjaśniającej?
Bardzo ważny jest sposób zadawania pytań w ramach pracy w komisji wyjaśniającej. Pytania nie mogą być sugerujące ani oceniające, jednak powinny pozwolić na zebranie materiału umożliwiającego ocenę sytuacji.
Rekomendowane techniki:
- Zadawanie pytań otwartych, a następnie pytań zamkniętych w celu doprecyzowania
- Korzystanie z parafrazy i podsumowywanie na bieżąco rozmowy
- Spisywanie protokołu, który osoba może na bieżąco zatwierdzić lub zmienić
9Jakich słów nie używać będąc członkiem komisji?
Unikaj słów bezpośrednio wiążących się z postępowaniem sądowym:
Znacznie lepiej używać słów, które przywołują próbę wyjaśnienia sytuacji i rozmowy:
10Jak kończy się wewnętrzne postępowanie wyjaśniające?
Gdy komisja wyjaśniająca porozmawia ze wszystkimi osobami zaangażowanymi w daną sprawę, podejmuje decyzję (najczęściej w ramach głosowania) i opracowuje raport końcowy.
Raport końcowy powinien zawierać:
- Okoliczności powołania komisji i sposób jej procedowania
- Harmonogram spotkań
- Wymienienie wszystkich osób, z którymi rozmawiano
- Uzasadnienie – czy doszło do naruszenia, z przywołaniem podstawy prawnej i orzecznictwa
- Rekomendacje dla Dyrekcji/Zarządu
Pamiętaj: Jest to opinia komisji – nie ma ona mocy wyroku sądowego.
Poufność: Raport ma charakter poufny, ponieważ zawiera protokoły z rozmów. Nie może się dostać w niepowołane ręce. Ostateczną decyzję podejmuje zarząd lub dyrekcja.
Podsumowanie
Komisja wyjaśniająca to kluczowy element skutecznego systemu przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w organizacji. Jej prawidłowe funkcjonowanie wymaga odpowiedniego przeszkolenia członków, jasnych procedur oraz przestrzegania zasad bezstronności i poufności. Pamiętaj, że komisja jest organem doradczym – ostateczną decyzję zawsze podejmuje pracodawca.
